Op 8 maart 2019 organiseerde de VB Noord een studiemiddag met als thema: Verantwoord Bestuur bij uitdagende projecten. Bestuurders nemen stevige beslissingen over grote projecten, soms verleid door een wenkend perspectief dat in een businesscase wordt geschetst zoals bij de thematische 3d bioscoop in Groningen (het Infoversum, tegenwoordig DOT). Soms ook gedwongen door de noodzaak van een toonaangevende functie voor een stad zoals de herontwikkeling van de centrum in Emmen (Atalanta) waarvan de verhuizing en transformatie van het dierenpark (Wildlands) uitmaakten. Als bestuurder kun je er niet omheen, maar hoe bereid je als ambtenaar jouw bestuurder op een dergelijke beslissing voor? Wat is de rol van de raad bij het nemen van dergelijke beslissingen? Bestuurders staan voor de vraag: wanneer laat je je overtuigen door de kans, zonder het zicht op het risico te verliezen?

Wethouder Bram Harmsma (gemeente Steenwijkerland) deelde zijn ervaringen rond een aantal grote projecten met ons. Wil je vanuit een visie werken of laat je die visie tijdens het project ontstaan? Hoe vaster je visie, hoe moeilijker het is om flexibel te kunnen reageren op kansen en bedreigingen die zich voordoen. Je wilt niet zozeer een stevige inhoudelijke visie, als wel een goed doordachte afweging van belangen. Als de omstandigheden veranderen kun je terugvallen op een heldere afweging.

Sandra Jacobs (Universiteit van Amsterdam) gaf een inkijkje in hoe ons brein reageert op boodschappen en beelden van buiten. Frames worden veel ingezet bij beleid en projecten om problemen en hun oorzaken te definiëren, oplossingen te suggereren of gemiste overwegingen naar voren te brengen. Metaforen die worden ingezet helpen je soms, maar kunnen de argumentatie voor beleid ook bemoeilijken. Het heeft altijd invloed op hoe je naar een vraagstuk kijkt, wees je dus bewust van het gebruikte frame en zoek de overweging achter het gebruik van dit frame: wat laat het vooral zien en wat laat het weg?

Maarten Hoekstra (onderzoeker bij de onderzoeksgroep Excellent Ondernemen van NHL Stenden Hogeschool) heeft talloze business cases onderzocht. Hij presenteert de basisvereisten voor een goede businesscase en geeft een aantal tips voor het beoordelen van een goede businesscase. Een aantal belangrijke lessen: spontane kansen zijn erg zeldzaam, te veel nadruk daarop zou je alert moeten maken. Daarnaast moet er een alarm gaan rinkelen als er een erg stevig frame gekozen is, laat dat je niet weerhouden van het onderzoeken van de cijfers achter het beeld.

In de workshopronde zijn de deelnemers in groepen aan de slag gegaan met het concreet toetsen van een businesscase aan de hand van een checklist die door Remco te Winkel (OSP ProjectOffice) en Maarten Hoekstra is gepresenteerd: waar kun je op letten om de echte succes- en faalfactoren in beeld te krijgen? En welke vragen stel je daar dan bij? Martijn Leijten (TU Delft) drukte de deelnemers met de neus op de feiten: bij grote projecten zijn simpelweg te veel onzekerheden om van te voren alle risico’s te beheersen. De vraag is hoe je omgaat met dit onzekerheidsgat en de ervaring leert dat bestuurders en managers daar verschillend mee omgaan. Een concrete tip is om helder in beeld te hebben welk soort risico speelt en of dat actor gerelateerd is. Daarnaast is het goed om altijd te werken met marges en helder te communiceren over de risico’s en afhankelijkheden.

• Aan het einde van de dag formuleren de deelnemers samen wijze lessen voor verantwoord bestuur:
• Kies een heldere positie maar wees altijd bereid om je scope en ambitie bij te stellen
• Wees voorzichtig met metaforen en framing
• Focus op de uitvoering, let daarbij op dynamiek, variabiliteit en de daarbij passende informatie
• Zorg voor een projectorganisatie met diverse actoren, organiseer tegenspraak en formuleer waarden expliciet
• Denk niet in grote plannen, maar in overzichtelijke tussenstappen met go/no go/adapt mogelijkheden
• Denk in marges, niet in concrete doelen
• Communiceer over risico’s en onzekerheden
• Leg van te voren vast of en hoe je jezelf uit een project kunt terugtrekken
• Hou altijd vast: waarom doen we dit?

Op vrijdag 24 maart in het Provinciehuis te Drenthe organiseerde de VB Noord een studiemiddag onder het thema: Nieuwe democratie: op zoek naar legitimiteit. We maken ons zorgen over de democratie. De politiek lijkt steeds verder af te staan van de burgers. Er ontstaat een tweedeling in de samenleving en tegenstellingen worden steeds scherper. Ondertussen zien raden en staten dat de legitimiteit van politiek en bestuur onder druk komt te staan. Vanuit alle hoeken en gaten komen adviezen die pleiten voor aanvullende vormen van democratie, die ervoor moeten zorgen dat burgers zich weer gehoord voelen. De vraag hierbij is: wat betekent dit voor de legitimiteit? Wordt deze sterker voor iedereen of geldt dit alleen voor de groep burgers die actief participeert? En welke effecten heft dit op de rol van de betrokken raden en staten?

Als eerste spreker verkende Henk van der Kolk (Universiteit Twente) de veronderstelde kloof tussen overheid en burger. We leerden dat dat eigenlijk niets nieuws is, dat we die kloof al benoemen zolang we een democratie zijn. Dat terwijl we onverminderd hoog in allerlei lijsten staan (weinig corruptie, hoge participatie). Toch is er wel degelijk iets aan de hand: inwoners zijn tevreden over de democratie, maar steeds minder tevreden over de regering. Politici benoemen dat als wantrouwen in het systeem, maar het lijkt vooral wantrouwen in politici te zijn, en dan vooral bij de groep die het laagst opgeleid is en het minst participeert. Participatie wordt als oplossing gezien, maar bereikt juist niet die groep mensen die het gebrek aan vertrouwen hebben. Wellicht ligt de oplossing meer in het sterker politiseren van allerlei keuzes en besluiten. Zo werken we meer aan het daadwerkelijke probleem.

Saskia Duursma van CMO STAMM nam ons mee in de grote variatie aan participatiemogelijkheden. Inwoners maken steeds vaker duidelijk dat ze mee willen doen in het denken over beleid en het helpen uitvoeren van beleid. Maar dat levert soms wel een scheef beeld op: de groep die meedoet is beperkt en een aanzienlijk deelt heeft wil daar niet aan meedoen. De ervaring is dat 30% graag wil, 20% niet wil en 50% zich afzijdig houdt. De strategie zou zich moeten richten op die groep om hen te activeren tot eigenaarschap en verantwoordelijkheid voor de leefomgeving. Daarbij zijn tal van vormen denkbaar. Dat heeft impact op de rol van de raad, die zal steeds meer verbinder tussen de verschillende groepen inwoners moeten zijn en steeds minder alleen als vertegenwoordiger.

Annemarie Kok (auteur van het in februari verschenen RUG-essay Binding genoeg. De stad en het geheim van aangenaam samenleven) belichtte de kloof vanuit ander perspectief. Maakt iedereen zich wel zorgen, of zijn veel mensen best heel tevreden en blij met het gekozen bestuur? Als kiezers te dicht bij gekozenen komen te staan, ontstaan koortsachtig bestuur gericht op de korte termijn. Afstand is dan heel gezond. De term kloof veronderstelt dat er een soort leegte is, maar tussen overheid en inwoner staan allerlei andere organisaties en verbanden. Een beetje meer respect voor professioneel bestuur zou de maatschappij dienen.

In drie workshops werden verschillende participatie initiatieven verkend. Frank Brander en Liesbeth van de Wetering lieten zien op welke wijze de Gemeente Groningen zoekt naar een nieuwe verhouding tussen overheid en inwoner. Een heel aantal verschillende instrumenten is ingezet, om in iedere wijk een optimale aansluiting te krijgen (wijkraad, burgerbegroting, burgertop). Voorwaarde is de juiste informatie op het juiste niveau, wat ook inhoudt dat de organisatie steeds meer gebiedsgericht gaat werken.

Mijke Boedeltje (Griffie Provincie Drenthe) presenteerde hoe het Drents Parlement de afstand tot inwoners probeert te overbruggen door in haar communicatie zo goed mogelijk aan te sluiten bij de verschillende burgerschapsstijlen. Er is in beeld gebracht welke stijlen dominant zijn in welke gebieden en op die stijlen wordt de communicatie ingericht. Zo is er een meer persoonlijke strategie voor structuurzoekers, worden pragmatici via facebook bereikt en wordt voor de plichtsgetrouwe inwoners een website ingericht.

In een derde workshop vertelden Johan van Apperloo, Jan Hendrik Jansen en Pieter de Haan over hun ervaringen met de Friese Dorpentop op 5 november 2016. Op die dag is aan de hand van de G1000 werkwijze in beeld gebracht met welke thema’s de dorpen aan de slag willen om de leefbaarheid te bevorderen. Er is een drietal opvolgbijeenkomsten georganiseerd, waarin verschillende werkgroepen de resultaten van de dag uitwerken.

Aan het einde van de middag was er gelegenheid om met de sprekers te debatteren over nieuwe democratie. De dag bood verrassende en prikkelende inzichten. Het debat focuste zich vooral op de vraag: wat is het doel van participatie? En is participatie noodzakelijk om de democratie goed te laten functioneren? Een inspirerende middag, die uitnodigde tot verder nadenken.

Op vrijdag 1 april organiseerde de VB Noord een bijeenkomst over Besturen in Onzekerheid. Centraal thema was hoe je als bestuur en organisatie om kunt gaan met vraagstukken als de gaswinning in Groningen, de ondergrondse opslag van gas in Drenthe en de zoutwinning in Friesland. Wat doe je als bestuur als niet voorziene of verkeerd ingeschatte risico’s ineens manifest worden?

De Nationaal Coördinator, Hans Alders, vertelde ons over de aanpak van de schade als gevolg van de aardbevingen in Groningen. Nu is dat meteen al problematisch, want wat is schade als gevolg van de aardbevingen? Natuurlijk is er zichtbare schade, maar ook onzichtbare schade aan constructies en funderingen, waarvan niet altijd duidelijk is hoelang de schade al aanwezig is, en wat te denken van alle sociale problematiek als gevolg van de bevingen? Zowel vanuit het private als het publieke domein was er behoefte aan coördinatie, ook omdat er niemand voorbereid was op deze situatie. Wachten op nieuwe regels duurt te lang, daarom kiest de  Nationaal Coördinator voor praktische oplossingen, waarbij de koers is dat niet alleen schade wordt gecompenseerd, maar dat wordt ingezet op integrale en duurzame aanpak van de gebieden.

Ruud Vreeman bood ons een inkijkje in de afwegingen die een bestuurder rond dit soort vraagstukken moet maken. Besturen doe je altijd in onzekerheid, de expert voor het vraagstuk, is immers op straat te vinden en niet op de bestuurszetel. Besturen is dan ook voortdurend kiezen in dilemma’s, waarbij in een situatie als de aardbevingen, de mogelijke persoonlijke schade een belangrijke katalysator is. Je kunt in deze dilemma’s risico’s zoveel mogelijk vermijden, maar dat kan een bestuur ook vleugellam maken. Daarom is het wijzer om te zorgen dat je preventie op orde is, transparant te zijn over je afwegingen, maar op basis van intuïtie te beslissen, vertrouwend op de experts.

Hoogleraar Pieter van Gelder vertelde over hoe experts omgaan met risico’s. Kennis en inzicht kan bestuurders helpen de onzekerheden te reduceren of ze beredeneerd te accepteren. Hij pleit ervoor om de onzekerheid te kwantificeren, hoe moeilijk dat soms ook is, als tegenwicht tegen besturen op basis van onderbuik gevoelens. Maar neem dan ook alle factoren mee, zowel onzekerheden in de natuur, de techniek, de mens als de economie, en onderzoek welke onzekerheden gereduceerd kunnen worden.

Na de lezingen was er ruimte voor twee workshops. In de workshop van Frank de Vries verkenden de deelnemers de politiek bestuurlijke verhoudingen met elkaar in situaties met grote onzekerheid. Wat deel je met wie en hoe richt je dat proces in? Aan de hand van een aantal stellingen ging de groep met elkaar in discussie. Het absolute belang van openbaarheid van informatie aan gemeenteraad en achterban, werd door middel van een aantal fundamenten (openbaarheid: transparantie, verantwoording: controle en toezicht en bescherming: publiek en privaat) besproken. Behalve op stellingen werd er ook ingegaan op de rol en functie van de Nationaal Coördinator Groningen, waar zijn mandaat ligt en waar deze ophoudt. Belangrijk hierbij was de vraag wie waar over gaat bij dit zeer complexe en politiek gevoelige aardbevingen-vraagstuk. De workshop werd afgesloten met tips voor bestuurders hoe om te gaan met onzekerheid in de praktijk. Een ontspannen transparantie, oog voor belangen van derden en creativiteit in bestuurlijke aansturing werden hierbij door Frank de Vries aangereikt.

Esseline Schieven vertelde over de manier waarop de gemeente Groningen tewerk is gegaan rond de impact van de bevingen op de bouw van het Forum. Belangrijke tips zijn: breng een knip aan tussen inhoud en proces, de neiging bestaat om op zoek te gaan naar normen, maar bedenk eerst wat de waarde van een dergelijke norm is, hou de positie van het bestuur in beeld (als politiek aansprakelijk, verantwoordelijk voor de veiligheid, als eigenaar en als onderhandelaar) en verdeel de rollen tussen ambtenaren en bestuur: je wilt kunnen escaleren.

Op 7 november organiseerde de VB Noord een studiemiddag onder het thema: Sterk in Samenwerking. Bij het uitvoeren van taken, het gebruikmaken van een  gemeenschappelijke organisatie en op bestuurlijk terrein: iedere gemeente in Nederland werkt op minimaal 15 taakgebieden samen met andere gemeenten. Daarnaast werken gemeenten samen met allerlei maatschappelijke partners en andere bestuurslagen. We zijn sterk in samenwerking, zou je kunnen zeggen. Maar zo wordt dat vaak niet ervaren. Samenwerken zou taakuitvoering onoverzichtelijk maken, tot verlies van grip leiden en de overheid voor de burger onbegrijpelijk maken. Er wordt dan ook naarstig gezocht naar de meest adequate vormen van samenwerken en het vereenvoudigen van bestaande regelingen.

Henriette vd Heuvel besprak de motieven voor samenwerking tussen gemeenten. Ook al lijkt er veel te worden samengewerkt, gemeenten doen toch altijd nog het meeste zelf. Samenwerking wordt ingezet om kwaliteit te verbeteren, kosten te verminderen en kwetsbaarheid te verminderen. Daarbij maken gemeenten steeds de keuze tussen standaardisatie of maatwerk, verankering of flexibiliteit. Deze keuzes hebben impact op de organisatie en het niveau van dienstverlening aan de burgers. Draagvlak is in een samenwerkingstraject dan ook essentieel.

Rob de Greef nam ons daarna mee in een stappenschema voor het kiezen van de juiste vorm voor de samenwerking. Een eerste stap is het bepalen van het type taak waarop je samenwerkt (beleidsbepalend, uitvoerend, bedrijfsmatig). Daarna bekijk je hoe je gaat uitvoeren, zelfstandig, samen of door uitbesteding. Een derde stap is het kiezen van het type relatie, variërend van gezamenlijke intenties tot herindeling. Daarna kom je pas toe aan de keuze voor een vorm voor de samenwerking (netwerkstructuur, afstemming of een eigen organisatie). De vorm wordt tenslotte juridisch vastgelegd. Bij iedere vorm spelen weer andere juridische vragen. Een en ander kunt u terugvinden in de presentatie.

Chantal Buchinhoren en Jacqueline van den Ban (Bureau Drechtsteden) vertelden als laatste plenaire lezing hun ervaringen met de samenwerking in Drechtsteden. Doordat er een duidelijke gezamenlijke opgave lag, was het niet moeilijk om draagvlak en urgentie te vinden om samen te gaan werken. Zodra zich een vraagpunt voordoet in de samenwerking wordt deze geanalyseerd vanuit de ambities (niet zozeer de belangen), vertrouwen en governance. Dilemma’s die steeds weer terugkomen zijn: draagvlak versus draagkracht, regionaal versus lokaal, autonomie versus complexiteit

In de workshops stonden het proces van samenwerking, informatie in de samenwerking en grip op de samenwerking centraal. Henriëtte van de Heuvel verkenden met de deelnemers de 7 stappen in een succesvol samenwerkingsproces. In een tweede workshop stond de informatiehuishouding bij samenwerking centraal (Verheul-Haan). Door de toenemende digitalisering is het onvermijdelijk dat de informatie die nodig is voor de uitvoering van taken als vroeg in het samenwerkingsproces wordt afgestemd, om te voorkomen dat men achteraf voor hoge uitgaven staat in het aanschaffen of ontwikkeling van nieuwe systemen. De laatste workshop was specifiek gericht op de rol van raadsleden in een samenwerking (John Smits van Arena Consulting). Tips die hij de raadsleden meegaf waren onder meer: focus op een beperkt aantal kerntaken, stuur bewust (zie je meer als opdrachtgever of als eigenaar?), let op de informatiestroom en kies je momenten bewust, stel de juiste vraag in de juiste fase van het beleidsproces.

Op 8 november 2013 organiseerde VB Noord een studiemiddag over de burgemeester. Na meer dan een decennium dualisme kunnen we constateren dat de dualisering van de verhoudingen binnen het gemeentebestuur een onvoorzien effect heeft gehad op de positie van de burgemeester. Twee belangrijke ontwikkelingen zorgen er voor dat opnieuw gekeken wordt naar de positie van de burgemeester. In de eerste plaats hebben zich de laatste jaren relatief veel burgemeesterscrises voorgedaan. De burgemeester zou bestuurlijke rust moeten brengen en boven de partijen moeten staan. Maar dat is moeilijker nu hij meer afhankelijk is geworden van de gemeenteraad. Een tweede ontwikkeling waardoor we anders naar de burgemeester zijn gaan kijken is de vergroting van zijn rol in het veiligheidsdomein. De burgemeester kan met een beroep op de openbare orde allerlei ingrijpende maatregelen nemen in de openbare ruimte, maar ook achter de voordeur. De burgemeester is daarmee een zichtbare functionaris geworden met een stevige portefeuille en een politieke rol.

De eerste inleider tijdens het plenaire deel, Douwe Jan Elzinga, hoogleraar Staatsrecht aan de Rijksuniversiteit Groningen, plaatste de burgemeester in Nederland binnen de algemene democratische verhoudingen op lokaal niveau. Nederland is een van de weinig landen met een benoemde burgemeester.  Benoeming is een goede basis voor een neutrale ambtsuitoefening (pouvoir neutre) – en dat heeft, aldus Elzinga, grote voordelen. We willen zowel een neutrale als een gekozen burgemeester, maar die twee laten zich niet combineren. Wordt de burgemeester benoemd, dan is er een goede basis voor een neutrale ambtsuitoefening. De uitbreiding van het aantal taken en bevoegdheden van de burgemeester zoals die de afgelopen jaren gestalte heeft gekregen  heeft deze neutraliteit onder druk gezet. De kanteling naar een minder neutrale burgemeester is ingezet, maar het is de vraag of die wenselijk is.

Als tweede inleider betoogde burgemeester Ferd Crone van Leeuwarden dat er eigenlijk geen sprake is van een echte benoeming door de kroon, de keuze van de raad wordt immers bijna altijd overgenomen. Feitelijk benoemt de raad, en het is ook de taak van de burgemeester om het vertrouwen van de raad vast te houden. Dit in alle verschillende rollen die de burgemeester heeft, zowel beleidsinhoudelijk, als meer politiek. Een rechtstreekse verkiezing lijkt politiek niet wenselijk, maar een verkiezing door de raad zou goed passen bij de feitelijke rol van de burgemeester. Tot slot van het plenaire deel gaf Cees Bijl van Emmen aandacht aan de veelheid van bevoegdheden van de burgemeester. Hij waarschuwde dat toenemende inhoudelijke bevoegdheden op het terrein van veiligheid niet samen gaan met een gekozen burgemeester. Veiligheid is immers wel een politiek probleem, maar geen partijpolitiek probleem.

In de workshops kwamen specifieke onderwerpen aan de orde. Sylvia te Wierik, districtschef verkende de sturingsproblematiek in de gezagsdriehoek. Door de nationale politie, is de situatie ontstaan dat 9 gemeenten vertegenwoordigd zijn in de driehoek voor 1 team. Daardoor bestuurt de gezagsdriehoek maar weinig, en worden de echte afspraken vooral bilateraal gemaakt. Een sleuteldocument kan een gezamenlijk veiligheidsplan zijn, maar dat vergt veel afstemming met zoveel gemeenten.

Tijdens de workshop over de informatiepositie van de burgemeester op het terrein van Sociale Veiligheid presenteerde Melle Schol van Pro Facto de uitkomsten van een landelijk onderzoek. Burgemeesters worden redelijk goed geïnformeerd door de politie en het Openbaar Ministerie, maar de relaties met andere informatieleveranciers, zoals woningcorporaties en welzijnsorganisaties is minder hecht. Ook de precieze afstemming met de politieorganisatie vraagt nog aandacht. De burgemeester moet daar specifiek op sturen, zodat hij naar behoefte, wat betreft frequentie en detailniveau wordt geïnformeerd. Dat is ook in elke lokale setting anders en de politieorganisatie mist soms een antenne voor die context. De aanwezige burgemeesters en medewerkers openbare orde van gemeenten ondersteunden de bevindingen en kleurden deze verder in voor hun eigen lokale situatie.

In de workshop Het nieuwe profiel van de burgemeester besprak moderator Linze Schaap in dialoog met de zaal een aantal nieuwe kenmerken die het ambt van burgemeester heden ten dage typeren. Daarbij kwam steeds ook de vraag aan de orde of die nieuwe rollen en functies aanleiding zijn om de wijze waarop een burgemeester tot het ambt wordt geroepen te veranderen. Schaap prikkelde de aanwezigen met stellingen dienaangaande, maar zijn toehoorders bleken er over het algemeen niet zo van overtuigd dat de wijze van aanstellen van een burgemeester ingrijpende wijziging behoefde.