Verantwoord bestuur bij uitdagende projecten

UPDATE: de bijeenkomst van aankomende vrijdag is geannuleerd. In het voorjaar proberen we deze bijeenkomst alsnog te laten doorgaan!

Bestuurders nemen stevige beslissingen over grote projecten, soms verleid door een wenkend perspectief dat in een businesscase wordt geschetst zoals bij de thematische 3d bioscoop in Groningen (het Infoversum, tegenwoordig DOT). Soms ook gedwongen door de noodzaak van een toonaangevende functie voor een stad zoals de herontwikkeling van de centrum in Emmen (Atalanta) waarvan de verhuizing en transformatie van het dierenpark (Wildlands) uitmaakten. Als bestuurder kun je er niet omheen, maar hoe bereid je als ambtenaar jouw bestuurder op een dergelijke beslissing voor? Wat is de rol van de raad bij het nemen van dergelijke beslissingen? Bestuurders staan voor de vraag: wanneer laat je je overtuigen door de kans, zonder het zicht op het risico te verliezen? In een studiemiddag op vrijdag 23 november 2018 in DOT te Groningen willen we deze vraag met u verkennen en komen tot een actieplan voor verantwoord bestuur bij uitdagende projecten.

Wat op het eerste gezicht een mooie kans lijkt, kan zomaar omslaan in een enorme sof. Beslissingen nemen over grote project vraagt lef, maar vooral ook om een gedegen voorbereiding. Hoe ga je als bestuurder verantwoord om met dit soort dilemma’s? Hoe bescherm je jezelf tegen overmoed en megalomane projecten? Hoe presenteer je de niet te vermijden risico’s bij een onaantrekkelijke verplichting? Bram Harmsma (gemeente Steenwijkerland) verkent met ons deze dilemma’s vanuit de bestuurlijke praktijk.

Naast het financieel doordenken gaat het rond dit soort besluiten ook om framing van beleid en framing van de te maken keuze. Framing speelt met name een rol bij het presenteren aan raad en buitenwereld. Sandra Jacobs (Universiteit van Amsterdam) werpt een verfrissende blik op hoe bestuurders en politici risicovolle beleidsvoornemens in wervende woorden proberen te vatten.

Kansen aangrijpen en risico’s inschatten zijn twee kanten van dezelfde medaille. Het maken van een businessplan of businesscase lijkt een goede manier om zowel de kansen als de kosten en risico’s in beeld te brengen. Maar hoe maak je een goede businesscase? En hoe beoordeel je als raad de kwaliteit van de businesscase? Maarten Hoekstra (onderzoeker bij de onderzoeksgroep Excellent Ondernemen van NHL Stenden Hogeschool) heeft talloze business cases onderzocht. Hij presenteert de basisvereisten voor een goede businesscase en schetst ook een beeld van het gebruik van de businesscase in de praktijk.

In de workshopronde willen we concrete handvatten bieden aan de twee groepen publieke ambtsdragers die nauw betrokken zijn bij dit soort beslissingen: de ambtenaren die ze voorbereiden en de raadsleden die geconfronteerd worden met projectvoorstellen en rapportages.

In de eerste workshop gaat Martijn Leijten (TU Delft) in op de afwegingen die op ieder niveau zijn vereist om uitdagende en risicovolle projecten te managen. Wat is beheersbaar en wat niet? En hoe ga je daar dan mee om? Hoe informeer je de wethouder en de raad?

In de tweede workshop gaan de deelnemers aan de slag met het beoordelen van businesscases, plannen en projecten onder leiding van Remco te Winkel (OSP ProjectOffice) en Maarten Hoekstra. Op welke onderdelen in een rapport of plan moet je letten om te weten of het succesvol gaat zijn? En hoe schat je in of de risico’s goed zijn beschreven?

Na afloop van de workshoprondes verzamelen we de inzichten die zijn opgedaan en maken een actieplan voor verantwoord bestuur, met daarin aandacht voor de rol van bestuurder, ambtenaren en de raad.

Na de bijeenkomst wordt een verslag op de website geplaatst. Nadere informatie is te vinden op onze website: www.vbnoord.nl. U kunt zich via de website aanmelden voor de bijeenkomst. Kosten voor inschrijving bedragen €45, -.  Voor studenten en medewerkers van gemeenten met een deelneming in de VB Noord is de bijeenkomst gratis. Heeft u nog vragen of opmerkingen? Mail dan aan info@vbnoord.nl.