Verantwoord Bestuur bij uitdagende projecten

Op 8 maart 2019 organiseerde de VB Noord een studiemiddag met als thema: Verantwoord Bestuur bij uitdagende projecten. Bestuurders nemen stevige beslissingen over grote projecten, soms verleid door een wenkend perspectief dat in een businesscase wordt geschetst zoals bij de thematische 3d bioscoop in Groningen (het Infoversum, tegenwoordig DOT). Soms ook gedwongen door de noodzaak van een toonaangevende functie voor een stad zoals de herontwikkeling van de centrum in Emmen (Atalanta) waarvan de verhuizing en transformatie van het dierenpark (Wildlands) uitmaakten. Als bestuurder kun je er niet omheen, maar hoe bereid je als ambtenaar jouw bestuurder op een dergelijke beslissing voor? Wat is de rol van de raad bij het nemen van dergelijke beslissingen? Bestuurders staan voor de vraag: wanneer laat je je overtuigen door de kans, zonder het zicht op het risico te verliezen?

Wethouder Bram Harmsma (gemeente Steenwijkerland) deelde zijn ervaringen rond een aantal grote projecten met ons. Wil je vanuit een visie werken of laat je die visie tijdens het project ontstaan? Hoe vaster je visie, hoe moeilijker het is om flexibel te kunnen reageren op kansen en bedreigingen die zich voordoen. Je wilt niet zozeer een stevige inhoudelijke visie, als wel een goed doordachte afweging van belangen. Als de omstandigheden veranderen kun je terugvallen op een heldere afweging.

Sandra Jacobs (Universiteit van Amsterdam) gaf een inkijkje in hoe ons brein reageert op boodschappen en beelden van buiten. Frames worden veel ingezet bij beleid en projecten om problemen en hun oorzaken te definiëren, oplossingen te suggereren of gemiste overwegingen naar voren te brengen. Metaforen die worden ingezet helpen je soms, maar kunnen de argumentatie voor beleid ook bemoeilijken. Het heeft altijd invloed op hoe je naar een vraagstuk kijkt, wees je dus bewust van het gebruikte frame en zoek de overweging achter het gebruik van dit frame: wat laat het vooral zien en wat laat het weg?

Maarten Hoekstra (onderzoeker bij de onderzoeksgroep Excellent Ondernemen van NHL Stenden Hogeschool) heeft talloze business cases onderzocht. Hij presenteert de basisvereisten voor een goede businesscase en geeft een aantal tips voor het beoordelen van een goede businesscase. Een aantal belangrijke lessen: spontane kansen zijn erg zeldzaam, te veel nadruk daarop zou je alert moeten maken. Daarnaast moet er een alarm gaan rinkelen als er een erg stevig frame gekozen is, laat dat je niet weerhouden van het onderzoeken van de cijfers achter het beeld.

In de workshopronde zijn de deelnemers in groepen aan de slag gegaan met het concreet toetsen van een businesscase aan de hand van een checklist die door Remco te Winkel (OSP ProjectOffice) en Maarten Hoekstra is gepresenteerd: waar kun je op letten om de echte succes- en faalfactoren in beeld te krijgen? En welke vragen stel je daar dan bij? Martijn Leijten (TU Delft) drukte de deelnemers met de neus op de feiten: bij grote projecten zijn simpelweg te veel onzekerheden om van te voren alle risico’s te beheersen. De vraag is hoe je omgaat met dit onzekerheidsgat en de ervaring leert dat bestuurders en managers daar verschillend mee omgaan. Een concrete tip is om helder in beeld te hebben welk soort risico speelt en of dat actor gerelateerd is. Daarnaast is het goed om altijd te werken met marges en helder te communiceren over de risico’s en afhankelijkheden.

  • Aan het einde van de dag formuleren de deelnemers samen wijze lessen voor verantwoord bestuur:
  • Kies een heldere positie maar wees altijd bereid om je scope en ambitie bij te stellen
  • Wees voorzichtig met metaforen en framing
  • Focus op de uitvoering, let daarbij op dynamiek, variabiliteit en de daarbij passende informatie
  • Zorg voor een projectorganisatie met diverse actoren, organiseer tegenspraak en formuleer waarden expliciet
  • Denk niet in grote plannen, maar in overzichtelijke tussenstappen met go/no go/adapt mogelijkheden
  • Denk in marges, niet in concrete doelen
  • Communiceer over risico’s en onzekerheden
  • Leg van te voren vast of en hoe je jezelf uit een project kunt terugtrekken
  • Hou altijd vast: waarom doen we dit?
0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *